科研成果档案管理暂行办法
为加强对学院科研成果档案管理工作，逐步实现科研档案管理的系统化、规范化、科学化，根据《普通高等学校档案管理办法》和国家有关档案工作的规定，结合学院的实际，特制定如下暂行办法。
一、科研成果建档的主要目的
（一）科研成果建档是高校档案工作的重要组成部份，是实施产、学、研三结合的重要工作内容。对科研档案进行系统化、规范化、科学化管理，是提高教学科研整体水平、完善科研管理工作的必要条件。
（二）分时段、分类别、系统收集我院教职员工科研成果，并进行统计分析，为学院及上级领导机关准确、有效地提供相关信息作好基础工作。
（三）对科研成果的全面收集、系统整理、归档保存、建立调档、提档、保密等管理条例，是有效、充分利用科研资源，实施科研成果转化的有力措施。
二、科研成果档案管理原则
（一）科研成果档案是在学术研究过程中形成的记录、反映研究过程、研究成果和研究水平的重要史料和证据。凡是代表我院研究的科研成果实行由学院科研管理部门统一管理。
（二）学院科研档案实施院、系二级建档。科研处负责全院科研档案的收集、整理、分析和统一管理。各系（部）负责本系部的科研成果建档管理工作。
（三）凡系（部）建档的材料均需上报一份给科研处。报送的材料应做到材料优良、字迹工整、图形清晰、有利于长期保存。
（四）科研成果以保存原始材料为主。专著、编著等应提交原件；论文应尽可能提交原件，没有原件的应提交复印件（但需原件核对）。所交材料留存科研管理部门存档。
（五）应尽量分时间、分类别、分对象按照本单位的特点设立建档项目，做到完整不漏，分类清晰、简明易查。
（六）考虑到档案的变化情况，要实行静、动结合的档案管理模式，年内要动态地不断修改充实原有档案，年终都要综合整理核查一次后归档静态保存，任何修改都要履行严格审批手续后方可进行。
（七）科研档案管理应遵循保密原则。凡属保密的科研成果必须履行严格的审批手续方可调阅或借阅，原则上禁止外借。
三、科研成果归档范围
凡具有指导性、理论性、学术性、技术性、应用性、科普性、检索性的科研课题、论文、有学术价值的自编教材、实验报告、专利及教学科研成果的系统资料和声像材料均属重点归档范围，具体作如下分类：
（一）科研文书档案
1 ．上级机关有关科研工作文件、通知。
2 ．本院（系、部）科研管理条例、制度、办法。
3 ．本院（系、部）科研工作文件、工作计划、总结。
4 ．本院（系、部）科研成果的统计分析资料。
5 ．科研项目的申请及批复。
6 ．科研成果的评审结果和获奖情况登记。
7 ．科研学术活动审批存单。
8 ．科研项目、学术活动、财务核算清单。
9 ．本院教职员工在各类学术组织任职情况。
（二）科研信息档案
1 ．国内外相关专业的科研动态。
2 ．国内外高职高专院校管理及教育研究动态。
3 ．高等职业教育专业设置、课程改革、学科建设、产学研结合动态。
4 ．全国高职高专系列学术交流活动动态。
（三）科研成果档案
1 ．有一定学术价值的自编教材、实验指导教材和实验报告的原稿或印制品。
2 ．已出版的著、译作原件或主要部分的复印件。
3 ．国内外各类报刊上发表的论文、文章的原件（系、部留存复印件：包括刊物封面、目录、英文目录、正文、英文摘要、封底）。
4 ．在省级以上各类学术会议上发表的论文原件（系、部留存复印件）。
5 ．科研准备阶段的科研课题申请书、评审书、开题论证书及专家评审意见、年度研究计划和经费预算计划等。
6 ．科研实施阶段重要研讨活动的综述、阶段性成果及重要调查表及统计结果、年度进展报告和年度经费决算、中期检查报告等。
7 ．科研课题总结工作阶段的结题申请书、结题证书、研究工作总结、鉴定申报材料、专家鉴定书、获奖证明材料、成果推广材料、推广意见、申请专利材料等。
8 ．获省级以上奖励多媒体课件原件或复制品。
9 ．各类相关科研的省市级以上的奖励证书奖品原件或复制品、照片。
10 ．专利证书、编文证书复印件。
11 ．科研成果转让协定书复印件、成果利用或推广的使用资料。
四、科研成果归档要求和程序
（一）归档材料由个人或项目组负责人收集提供，材料必须真实可靠，最好提供原始资料。
（二）归档资料纸质要优良，字迹要清晰。材料签字用碳素墨水书写，严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。纸张规格统一为 A4 型纸。
（三）归档材料必须一年进行一次系统整理，按卷、册、袋、盒组成保管单元系列，并贴上封面标识，由有关人员撰写好归档序言或归档说明。
（四）一般成果归档一份，重要的、使用频繁的归档两份。
（五）学院科研归档材料由科研处第一负责人审核后归档；系（部）科研材料由系（部）主任审核后归档。
（六）每年 12 月份科研管理部门对全院科研成果进行统计，各处（室）、系（部）应将当年所形成科研成果提交给学院科研管理部门进行统计和归档。
（七）档案要妥善保管，防止泄密和遗失。
五、科研成果档案管理与交接
（一）档案不仅仅是为了保存，更重要的是为了利用，要充分发挥科研档案的应用功能，档案工作者应尽量满足、方便利用者的需要。
（二）科研成果档案主要为院内教师和职工服务，一般不对外。
（三）调档或借阅要经过主管部门领导批准后办理调档或借阅手续，并在规定时间内迅速退还，不得拖延。
（四）不论何种原因造成泄密、遗失事实，要追究有关人员责任并给予必要处理。
（五）院系两级要指派行政领导和具体工作人员负责档案管理工作。主管领导或工作人员变动时，必须履行交接手续，并将交接双方签字的交接手续存档备查。
六、本暂行规定由科研发展处负责解释。